Les ressources et classements des Archives

Constituées des documents postérieurs au 10 juillet 1940, les archives contemporaines proviennent des versements de tous les services et établissements publics de la Ville et de Chartres métropole. Aujourd'hui instruments de décision et preuves administratives, elles constituent les sources historiques de demain !

Leurs volume et accroisement ont conduit à l'abandon du cadre de classement alphabétique au profit d'un classement continu. Chaque versement de dossiers administratifs par les services municipaux et communautaires est accompagné d'un bordereau qui énumère le contenu des articles.

La cote associée aux archives contemporaines est la lettre W.

En l'absence d'un cadre méthodique uniforme, Lucien Merlet, archiviste départemental, adopta en 1857 un nouveau système de classement « susceptible d'embrasser à la fois les pièces anciennes et modernes ». Ce système de classement est toujours en vigueur aujourd'hui à Chartres.

Ainsi, les archives anciennes (antérieures à 1790) et modernes (de 1790 à 1940) se trouvent mélangées dans un vaste ensemble coté de A à V. Ces lettres ne renvoient pas toujours au cadre de classement officiel.

• A : Lois et actes du pouvoir central ;
• B : Actes de l'administration départementale ;
• C : Actes de l'administration municipale ;
• D : Administration communale ;
• E : État civil ;
• F : Population – Économie sociale – Statistiques ;
• G : Contributions ;
• H : Affaires militaires ;
• J : Police communale ;
• K : Élections et personnel ;
• L : Comptabilité communale ;
• M : Propriétés communales ;
• N : Travaux communaux ;
• O : Voirie ;
• P : Instruction publique ;
• Q : Assistance ;
• R : Affaires religieuses ;
• S : Affaires politiques ;
• T : Affaires judiciaires ;
• U : Commerce et agriculture ;
• V : Divers.

Les Archives conservent également l'ensemble des numéros du magazine municipal depuis 1962. Une collection reliée est disponible pour la consultation en salle de lecture.

Les documents iconographiques, aussi appelés documents figurés, sont classés dans la série Fi, car leur conservation nécessite un traitement particulier.

Les sous-séries se déclinent ainsi :

• 1 Fi : Affiches ;
• 2 Fi : Photographies ;
• 3 Fi : Cartes et plans ;
• 4 Fi : Gravures.

La collection d'affiches est essentiellement composée des documents ayant été placardés en Mairie, du fait de l'obligation d'information des citoyens qui incombe à la Ville et à Chartres métropole. Le fonds d'affiches commence sous l'Ancien régime et s'accroît encore de nos jours.

Les photographies sont de diverses natures : bâtiments, services, quartiers, visites de chefs d'État et de personnalités, etc.

Les cartes et plans concernent la voirie mais également des bâtiments privés ou publics.

Il existe également de très nombreux documents iconographiques qui sont conservés à la médiathèque l'Apostrophe.

Les archives audiovisuelles comprennent tous les documents audio, vidéo ou sur support numérique, et leur conservation nécessite leur classement dans une série à part.

On peut mentionner l'existence des enregistrements audio puis vidéo des séances du conseil municipal et communautaire, mais également quelques films numérisés tels qu'un document sur la Libération de Chartres.

De plus en plus, des CD viennent enrichir les fonds… le premier site internet de la Ville est ainsi archivé !

Les fonds privés recouvrent les documents entrés aux Archives sous forme de dons, de legs, de dépôts, ou d'achats. Ils représentent une source complémentaire des fonds institutionnels. Ces documents sont très précieux car ils donnent un éclairage différent tant sur l'histoire locale que sur celle de la collectivité.

Les Archives ont par exemple acquis le fonds des ateliers Lorin, les plus anciens ateliers de vitrail de Chartres. Et ont reçu en leg le fonds Bernard Macé, dont les cartes postales illustrent les histoires partagées de la Grande Guerre.

L'ensemble de ces fonds privés est coté en série II.

Dons et legs

Le don et le leg sont les formes juridiques les plus courantes. Les documents ainsi offerts à la Ville sont souvent le fruit de collections. Les documents sont extrêmement variés : manuscrits, livres, revues, affiches, photographies, etc.

Les papiers de famille sont également une ressource intéressante et rare qui pourra, à terme, intéresser le plus grand nombre.

Dépôts

Le dépôt est privilégié par des organismes ou des particuliers qui ne peuvent assurer la conservation matérielle de leur patrimoine mais qui souhaitent en rester propriétaires.

Une convention entre le déposant et la ville spécifie les conditions du transfert ainsi que les modalités de consultation et, éventuellement, de reproduction pour les chercheurs.

Acquisitions

L'achat de documents d'archives se fait le plus souvent en salle des ventes.